Estrategias de Psicología Positiva para ser Feliz en tu Trabajo

Alcanzando tus metas a partir de las tareas clave

By on 16 Septiembre, 2013 in Estrategias para la Acción with 0 Comments

Piedras en vaso cristalUno de los problemas más comunes de las personas muy ocupadas, con un alto nivel de estrés y carga de trabajo, es que a pesar de que todo el día están gestionando y haciendo tareas, no logran avanzar en tus proyectos importantes, y el día y la semana se les va utilizando listas clasificadas en orden de importancia y prioridad, con una falsa ilusión de que al tachar un pendiente se está siendo productivo y se está impactando realmente en una meta clave.

La verdad es que las listas por sí mismas no son suficientes para lograr avanzar en los proyectos, y si no se hacen de forma inteligente, sólo ofrecerán una falsa sensación de estar avanzando.     Esto se comprueba cuando termina la semana y no hay avances importantes en tus proyectos clave, o peor aún,   las metas que realmente impactarán en tu calidad de vida siguen sin tocarse.

Usualmente la manera de gestionar las tareas y pendientes diarios se basa en una metodología ya obsoleta de las escuelas de administración del tiempo de la primera generación, basada en la lista de tareas simple.    El hecho de hacer listas y clasificarlas por orden de prioridad no es suficiente para poder gestionar el trabajo de forma productiva.   Te voy a dar algunas razones  de esto:

  1. La lista simple de tareas simple está desvinculada a la meta y al beneficio que estas buscando. Cuando se hacen las listas sin ligarlas a las metas  o a los beneficios que te traerá hacer determinada tarea, se convierten en tareas que no te motivarán, y que por lo tanto dará igual si las haces o no.   Por ejemplo: Te has propuesto correr todos los días 20 minutos.  Esta es la tarea, pero en realidad el levantarse en la madrugada a correr te irá costando cada vez más trabajo, a menos que pienses y te digas cada vez que lo vas a hacer que el beneficio será “estar saludable para poder ver crecer a tus hijos y no morir prematuramente”    Creo que esto inyectará algo de motivación ¿no crees?
  2.  Una lista de tareas no te dice en qué momento es mejor hacer cada tarea, aunque tenga más prioridad alguna de ellas.   Las tareas claves se deben hacer en el momento en que tu nivel de energía está más alto, y en el lugar adecuado.     Por ejemplo, una tarea importante no se debe hacer cuando ya estás al final del día, cansado y sin concentración.  Por otro lado, por ejemplo tal vez te acordarás que tienes que escribir un email muy importante, pero en ese momento no estás en tu computadora o no tienes acceso a internet.   Estás en tu casa y no tienes en orden tus pendientes que tienes con tus hijos, tu esposa, alguna necesidad de tu casa, etc.  Entonces la gestión de tus tareas será difícil.  Por otro lado, si no tienes ubicadas tus tareas claves, que son las que requieren más concentración y energía en un tiempo en el cual tu nivel de energía y concentración es óptimo, terminaras por una de dos: hacerlas mal, o no hacerlas porque ya no son horas.
  3.  Puedes caer en hacer listas muy largas que te pueden abrumar.    Usualmente tienes una lista larga de tareas y pendientes, que sólo verla te puede desmotivar, al percibir que tienes “1000 cosas que hacer”.  Para empezar, hay que ser realistas y entender que en un día no podrás hacer 1000 cosas, sino 3 o 5.    En cambio tienes que aprender a hacer 3 o 5 cosas pero 1000 % mejor que todas las demás que no son importantes, y que de todos modos las tienes que hacer.   El tener una lista abrumadora de cosas que hacer, termina por desmotivarte, ya que la meta erróneamente será el tacharlas todas, sin importar como las hagas.   La recomendación es que definas pocas tareas clave en tu lista general y las distingas de las demás.   La eficacia en una persona productiva no se mide por el número de cosas que hace, sino por los resultados que logra con lo que hace, sea mucho o poco.

¿Cuál es la manera de seleccionar las tareas claves conforme a las metas?

Te lo diré de una manera muy simple, hay que planear al revés de como estamos acostumbrados a planear.   No empieces con las tareas que tienes que hacer, primero ten a la mano tus grandes metas con sus beneficios, por ejemplo: “Mi meta es que me promuevan en mi trabajo, tener más influencia con mi jefe” el objetivo será “Vender una idea a través de un proyecto que impacte el valor que doy a la empresa”.  Luego entonces, mi tarea vinculada a ese proyecto será “Hacer una presentación a un cliente para ganar una cuenta importante, el objetivo será terminar esa presentación para tal fecha” Esta es la formula de ir Alcanzando tus metas a partir de tus tareas clave.

Proceso planeacion tareas clave

 

En esta gráfica simple, podrás entender cuál es mi punto, comienza con los resultados que quieres lograr, llámese meta, beneficio, resultado, etc.   Luego identifica que objetivo está vinculado a esa meta, después escribe la tarea o tareas que impacten al objetivo y al resultado final.   Todo esto es obvio, pero con el tiempo he descubierto que la productividad personal es un conjunto de obviedades, pero que no se ponen en práctica.

  1. Al planificar tu semana, primero consulta tu calendario semanal.  En esta planeación y consulta debes identificar las reuniones, y actividades que no puedes cambiar, para saber cuánto tiempo dispones para realizar tu tarea clave.    En ese tiempo disponible deberás poner en juego todos las demás estrategias productivas, como evitar las interrupciones, vencer la procrastinación, esforzarte en tu concentración para sacar adelante esa tarea vinculada a tu  proyecto.
  2. Ten a la mano tus 3 o 4 grandes metas que realmente impactarán en tu calidad de vida.   Puedes poner metas de tipo familiar, económico, profesional, personal.  Recuerda que debes escribirlas y agregar el beneficio que esperas recibir.  Por ejemplo, la grande meta es “Crear mi negocio online para tener libertad financiera”,  un objetivo de esto será “crear mi propio blog y página que tenga un tráfico sustentable”, derivado de esto una de las tareas claves serán.  “Escribir un post semanal y un libro electrónico para lograr más tráfico”
  3. Planea tu semana o mes en base a objetivos y tu día en base a tareas clave.   Al hacer tu planeación semanal o mensual, debes tener en cuenta que cuales objetivos quieres alcanzar para ir avanzando en tu proyecto o meta clave.  Los objetivos son las señales que te van indicando que te estás acercando a la meta.  Por ejemplo, en un viaje de un punto “A” a un punto “B”, tu meta final será “B”, y los avisos de kilómetros serán tus objetivos, la tarea en si misma será el acto de transportarse, llenar gasolina,  revisar el coche, etc.
  4. Planea en grande y realiza en pequeño.  Cuando tengas claros los objetivos que quieres alcanzar, no te desanimes por el tamaño del proyecto que tienes enfrente.    Desmenúzalo en pequeños trozos, y cuando ejecutes, concéntrate solamente en esa pieza de tu proyecto, y piensa que las demás tareas no existen.    De esta manera evitarás la procrastinación y la desmotivación al tener un proyecto grande y retador y te concentrarás en esa tarea clave que realmente impactará en tus resultados y metas importantes.

Espero que pongas en práctica estos consejos, te aseguro que cambiarán tu manera de trabajar y llegarás al fin de semana con la satisfacción que produce el deber cumplido

¿Tienes dificultad para planificar y ejecutar en base a resultados y metas clave? ¿Cual es tu principal inquietud?  Puedes escribirme al correo joaquin@enfocatuvida.com , me dará gusto saber tus opiniones o inquietudes y poderte ayudar en tu inquietud particular.

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About the Author

About the Author: Hola, soy Joaquín Olivas, soy un apasionado del Desarrollo Humano y de Estrategias de Productividad y Gestión Personal. Me inicié con este tema, porque estoy convencido de que la preparación y el cambio personal es fundamental para conseguir lo que quieres en la vida. Espero que este blog te sea de utilidad, te invito a comentar y compartir tu opinión para cada tema. Un abrazo. .

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