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Como gestionar tu email de forma productiva

computadora emailLa tecnología es ya parte de nuestra vida diaria, no podemos imaginarnos trabajar sin el correo electrónico. Gestionar tu email de forma productiva se ha vuelto indispensable, ya que teniendo tantas ocupaciones diarias, lo más probable es que frente a la avalancha de mensajes que te llegan y que va en aumento, el estrés y la ansiedad que esto genera representa una amenaza para tu gestión personal.

Cuando por primera vez escuché que el email se estaba convirtiendo en un problema para la productividad en las empresas, pensé que esa idea era exagerada, pero cuando me sugirieron que tratara de empezar mi día sin checar el email, me di cuenta de lo arraigado que tenía este mal hábito, y del desperdicio del tiempo y mis mejores momentos de energía en esa actividad que en NADA me servía para ocuparme en mis tareas clave, que son las que me llevarían a los resultados esperados.

El problema es que nadie nos enseñó a utilizar el email de forma productiva. Es por eso que hoy en día se ha vuelto un problema para la productividad personal y en las organizaciones. Y si crees que exagero ¿Te has puesto a analizar cuanto tiempo pasas revisando correos en el día? ¿Te has dado cuenta que el email es capaz de cambiar tus objetivos diarios y desconcentrarte, o peor aún, de marcar tu ritmo de trabajo y tus prioridades? ¿Eres de lo que tienen su correo abierto todo el tiempo? ¿Cuándo no tienes nada que hacer, abres el email?

Tu trabajo clave rara vez tiene que ver con el email.

Tal vez estas preguntas suenen exageradas, pero te invito un día a contabilizar el tiempo que se te va leyendo y contestando correos, haciendo click a enlaces que no tenías pensado visitar, etc. y mientras tu proyecto o actividad principal está esperando a que termines de gestionar tu bandeja de entrada, engañándote pensando que estás trabajando. Tus tareas clave son las que te llevan a los resultados que realmente impactan en tu trabajo, y el correo electrónico rara vez tiene que ver con esto, a menos que tu trabajo sea el de atención al cliente y que éste sea el medio principal que utilices.

Hoy en día, los malos hábitos que hemos desarrollado con el email, han provocado que en los lugares de trabajo se convierta en un obstáculo para nuestra productividad, en lugar de que lo veamos como una herramienta más, y lo utilicemos a nuestro favor, la avalancha de correos ha tomado el control de nuestra rutina diaria, y mucha gente en lugar de planear y enfocarse a sus actividades claves, se deja llevar por el ritmo que le imponen sus correos electrónicos.

En la práctica se ha convertido en una fuente de interrupción, de estrés y de ansiedad por tratar de gestionar nuestra bandeja de entrada, que por más que queremos nunca está vacía. Y aquí debemos de preguntar ¿Realmente tienes la obligación de leer y contestar todos los correos que te llegan a tu bandeja? ¿Quién te ha dicho que esto es ser productivo? Mucha gente piensa que el estar ocupado es ser productivo, y no esto es absolutamente FALSO.

Consejos para gestionar tu email de forma productiva

Como una forma de impactar en tu productividad personal, te ofrezco cuatro consejos para empezar a gestionar tu email de forma productiva:

1.- Empezar a ver al email como una herramienta. Aunque suene un poco fuerte, tienes que empezar a ignorar tu email. El Email es un martillo para clavar clavos, pero tu trabajo es fabricar muebles no clavar clavos. Aunque parezca verdad de Perogrullo, tu trabajo no es gestionar el email, no puedes permitir que el email te controle o condicione tu flujo de trabajo. Si crees que exagero, observa a tus compañeros y a ti mismo engañándose a sí mismos, pensando que están trabajando, solo porque están revisando su correo electrónico.

2.- Comienza el día con tu tarea clave, sin revisar el email. La primera hora del día es cuando tienes más energía y concentración, no la desperdicies metiéndote a revisar tu correo. Ahora bien, no quiero decir que no consultes a ninguna hora tu correo, pero por lo menos retrásalo 1 hora, no va a pasar nada, no se va a acabar el mundo. ¿Quién ha dicho que lo primero que tienes que hacer es revisar y contestar tu correo? ¿Es que eso te hace más profesional en tu trabajo? Tienes que cambiar de hábitos, porque el email se puede convertir en un cuello de botella. No puedes permitir que el correo electrónico te fije tu flujo de trabajo diario

3.- Destina tiempos para revisar el email. Si eres de los que reciben muchos correos, destina máximo 4 veces al día, no cada cinco minutos. Por ejemplo, a la mitad de la mañana, al final de la mañana, a la mitad de la tarde y al final de la tarde. Si puedes reducir el máximo de tus consultas al email mejor, al final de la mañana y al final de la tarde. El email no es un lugar donde estar si no tienes nada que hacer, es una tarea que debe terminarse rápidamente y en el que debes decidir qué hacer, no pasarte horas leyendo cuanta tontería te envíen.

4.- Contesta el email de acuerdo a la importancia no cronológicamente.- No sé de donde viene la idea de que el principal trabajo que tenemos frente al correo electrónico es vaciar nuestra bandeja de entrada. ¿Realmente esto te hace mejor como profesionista? Y lo peor, es que esta idea viene acompañada del mal hábito de contestar el correo de acuerdo a la antigüedad, y en orden cronológico, y no de acuerdo a la importancia. Cuando abras tu correo debes seleccionar cuales correos son los que debes contestar por su importancia, y decidir cuales contestarás al final del día, o bien, al día siguiente. No tengas miedo de borrar emails que no contribuyen en nada y que son ladrones de tu tiempo.

Hasta aquí este artículo sobre la gestión del email, esperemos abundar más sobre la gestión de los medios electrónicos próximamente.

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About the Author

About the Author: Hola, soy Joaquín Olivas, soy un apasionado del Desarrollo Humano y de Estrategias de Productividad y Gestión Personal. Me inicié con este tema, porque estoy convencido de que la preparación y el cambio personal es fundamental para conseguir lo que quieres en la vida. Espero que este blog te sea de utilidad, te invito a comentar y compartir tu opinión para cada tema. Un abrazo. .

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