Estrategias de Psicología Positiva para ser Feliz en tu Trabajo

Como lograr colaboración en el trabajo en 10 pasos

By on 4 junio, 2013 in Coaching de Vida with 0 Comments

negociacionLa eficacia de la productividad de tu equipo, depende en una buena parte de la colaboración que cada persona tenga para lograr los resultados esperados, o para corregir sus errores.     Especialmente cuando tratamos de corregir a la gente,  no es raro encontrar actitudes de rechazo, de resistencia, y sobre todo, a veces nos topamos con colaboradores difíciles, esos que viven del menor esfuerzo, que se van por la tangente, en resumen: que simplemente no quieren colaborar.      Creo que es una de las preocupaciones de la mayoría de quienes hemos tenido gente a nuestro cargo, y la preocupación  es mayor cuando sabes que eres responsable de un área o proyecto, y en muchas ocasiones los acuerdos no se dan y las correcciones o llamadas de atención no sirven de mucho, y finalmente el responsable de los resultados eres tú, así que debes hacer algo al respecto.   Es por eso que vamos a tratar este importante tema de forma muy sencilla, y te aseguro que vas a empezar a notar avances.

No intentes cambiar a la gente en corto plazo,

Para empezar debemos partir de que no puedes hacer mucho por cambiar a la gente, pues no tienes control sobre el fuero interno de esa gente, es decir, una persona difícil lo seguirá siendo, sin embargo, utilizando la técnica adecuada, puedes lograr sacar adelante el trabajo, y a pesar de su temperamento, lograr que colabore.     Dicho esto, entonces tenemos que concentrarnos en lo que si tenemos control, que es nuestra conducción de la interacción cada vez que intentemos generar un cambio o mejora que involucre a un colaborador y mejore su colaboración.      ¿Por qué decimos esto? Pues porque usualmente  el problema está en la persona que quiere generar el acuerdo, al no llegar a concretar un seguimiento, o no lograr que la persona se involucrara en el problema que se debe atender y las cosas quedaron en el aire, y finalmente lo que sucede es que el problema o el asunto no se resolvió satisfactoriamente.

Para todos estos casos, el principal problema que he visto en mi experiencia en la gestión del comportamiento humano en las empresas, es que todas estas interacciones, ya sea de jefe a colaborador, de colaborador a colaborador, de cliente a proveedor, etc. no siguen los pasos lógicos que debe tener toda interacción para llegar a acuerdos, se saltan pasos, o se omiten.

Una metodología probada e-Leadership plus

De acuerdo a la metodología que ofrece la certificación de liderazgo  e- Leadership Plus, que es una metodología utilizada por muchas empresas para mejorar su gestión de cambio en las personas, y poner las bases para que se dé la colaboración de forma sistemática.     Esta metodología consiste en una serie de interacciones que se siguen de forma ordenada, con el fin de conducir a buen puerto los acuerdos que como jefes o líderes tenemos que hacer con los colaboradores o con los miembros del equipo de trabajo.

En el siguiente figura podrás ver el proceso completo, que consiste en 10 pasos, agrupados en 4 fases principales: Inicio, información, alternativas y cierre.

e-leader ship plus cuadro

A continuación voy a explicar en qué consiste cada uno de los pasos

Paso 1. Exponer propósito   

Aunque parezca obvio, es necesario clarificar antes de la reunión cual es el objetivo.   Esto es porque muchas veces si se trata de llamar la atención a un colaborador, o de tratar algún tema difícil, es muy común que el colaborador  tienda a “salirse por la tangente”.   Por ejemplo, si vas a llamarle la atención a un colaborador porque está llegando tarde, puede decir, “pero es que no me pagan bien” o “es que me prometieron tal o cual”, etc.  En ese momento el que conduce la interacción debe aclarar el propósito diciendo: “en otra ocasión hablaremos de esto que comentas, en este momento el asunto es este”.

Paso 2. Exponer importancia

La atención de la persona con la que estás tratando de conseguir colaboración, va en proporción a la importancia que ésta le dé al asunto.     Pongámonos en el papel del colaborador, ¿Cuántas veces estamos sólo de “cuerpo presente” en una conversación y nuestra mente anda muy, muy lejos?     Lo más común es que no le estemos dando importancia a la conversación.    Ahora bien,  ¿Cómo darle importancia?  Debes llevar información que soporte el motivo de la reunión, por ejemplo, si la reunión se trata de las constantes llegadas tarde del colaborador a su trabajo, debes llevar un registro de cuantas veces y cuando llegó tarde, para que no te salga con que “no muchas veces”.

reunin trabajoPaso 3.- Obtener información

En este paso, se tendrá que poner sobre la mesa toda la información relevante respecto al suceso, posibles causas, reportes, estadísticas.  Siguiendo el ejemplo del colaborador que llega constantemente tarde.   Debe existir una causa, y es mejor que el colaborador sea quien explique con hechos que está sucediendo.   Ahora bien, en caso de que no quiera dar la información, pasaríamos al paso 4

Paso 4.- Proporcionar información.

Si el colaborador no tiene información sobre el asunto, nosotros debemos aportar la información que si tenemos, por ejemplo, las pérdidas que se ocasiona o retrasos del trabajo de otros compañeros.  Por ejemplo, si su trabajo es contestar el teléfono, una recepcionista, sería bueno llevar una lista de personas que llamaron temprano y no te encontraron porque nadie estaba allí para contestar.

Paso 5.- Resumir.  

Antes de pasar a las soluciones del problema que se esté tratando, es importante recapitular y estar de acuerdo en todos los temas tratados, sobre las causas y la información importante relacionada con el tema o asunto a tratar.   Esto sirve para hacer un alto y aportar algún otro dato que se haya escapado.

Paso 6.- Solicitar alternativas de solución. 

Nos ubicamos en el cuadro inferior de la figura, en la que se tratará entre los dos llegar a una solución que venga de parte del colaborador.  Es importante no saltarse esta parte, porque el muy común que los jefes con estilo directivo o coercitivo den la solución sin dejar al colaborador hablar.    Como dirían: “esta es la mancha y aquí está el trapito”,  podría ser que sea más rápido, pero no más eficaz, ya que esto te deja en mucha desventaja a la generación de acuerdos, pues no dejas que el colaborador  se involucre en la solución, y si no se involucra probablemente no se comprometerá en el asunto.

Paso 7.- Proporcionar alternativas de solución. 

Si después de darle la oportunidad al colaborador de que ofrezca una solución no obtienes nada, entonces debes sugerirle diciendo: “¿qué te parece si haces esto o aquello….?”  Para poder encontrar solución al problema que se esté tratando.  En este paso debemos ser muy claros y concretos, pues una solución no se escucharía así:  “ pon más esfuerzo de tu parte”, o “échale mas ganas”, estas son palabras vacías que no nos dan soluciones concretas al asunto.   Las alternativas de solución deben ir precedidas de “¿Qué te parece si haces esto o evitas aquello?”,  “¿que te parece si consigues tal apoyo o tal información, etc.? “

Paso 8.- Proponer solución

Una vez que todas las alternativas de solución fueron puestas en la mesa, pasaremos a proponer una de las alternativas como solución al acuerdo o al problema que se está discutiendo en la interacción.   Es importante dar la sensación de que se “esta tomando una decisión sobre cuál es la solución”, para que no queden las cosas en el aire.  Por lo tanto las palabras deberán ser: “Entonces la mejor solución es esta”

escribiendoPaso 9.- Concretar acuerdos.    

La línea que separa este paso con el anterior es muy delgada, debe ser casi de forma natural, sin embargo, muchas veces la colaboración de la persona se desvanece cuando no se ponen por escrito o se formalizan los acuerdos.  Para esto es muy conveniente tomar notas para que ambos actores de la interacción interpreten con esta acción no verbal que el acuerdo va en serio.  Las palabras que deberán preceder esto es “Entonces el acuerdo que tomamos es este, a partir del lunes vas a hacer tal cosa, etc.”

Paso 10.  Concretar seguimiento.

Finalmente, el acuerdo no puede quedar sin una fecha de revisión.  Es por esto muy importante que tanto el jefe como el colaborador sepan que este nuevo comportamiento para mejora la colaboración en el trabajo va a ser observada y revisada en un tiempo razonable.  Es por eso que durante las interacciones es importante el diálogo y la participación de la persona que está ocasionando el problema o está involucrado en el proyecto que se quiere mejorar.  En este caso debemos decir “¿Qué te parece si este acuerdo lo revisamos en 1 mes, 1 semana, etc.” dando pie a que la persona pueda negociar hasta cierto punto cuando se revisará su nuevo comportamiento.

 Espero que éste artículo te haya sido de provecho, te sugiero ponerlo en práctica desde hoy,  y anotar los cambios o mejoras que notes respecto al utilizar este modelo de comunicación para generar acuerdos y lograr mayor cooperación de tu equipo de trabajo.

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About the Author: Hola, soy Joaquín Olivas, soy un apasionado del Desarrollo Humano y de Estrategias de Productividad y Gestión Personal. Me inicié con este tema, porque estoy convencido de que la preparación y el cambio personal es fundamental para conseguir lo que quieres en la vida. Espero que este blog te sea de utilidad, te invito a comentar y compartir tu opinión para cada tema. Un abrazo. .

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