Estrategias de Psicología Positiva para ser Feliz en tu Trabajo

Organízate mejor en el trabajo

By on 24 Septiembre, 2013 in Estrategias para la Acción with 2 Comments

Como todo en la vida, para empezar a mejorar es preciso conocer como es tu situación actual: ¿Cómo es tu organización en el trabajo? ¿Cuáles son tus hábitos diarios?  ¿Cómo planificas tus tareas que tienes que hacer en el día? ¿Tienes un método para organizar los documentos que te llegan? ¿Cómo organizas las cosas que se repiten cada día? ¿Cómo gestionas la información que tomas de internet?  ¿Tienes un momento reservado para cada tarea?  La respuesta a estas preguntas te dará el punto de inicio para empezar a cambiar.

La organización en tu trabajo es una estrategia de productividad que requiere de planeación y hábitos.   Es algo que muy probablemente no te salga de forma natural, es por eso importante que tengas estrategias inteligentes que te ayuden a tener  un mejor control de tu espacio laboral, acciones que te permitan trabajar mejor y dedicar tu energía y concentración a lo realmente importante, y evitar que la desorganización y el caos dominen tu  día. Ser organizado y productivo en el trabajo te permite trabajar con menos esfuerzo, crear mejores ideas, encontrar mejores soluciones a los problemas, ayudar a otros y desgastarte menos con tus proyectos.

A continuación te comparto algunas ideas que te serán de mucha utilidad:

Rituales productivos rutinas para tu organización

Los rituales son aquellas cosas que haces antes de empezar con una actividad o tarea, son rutinas que te ayudan a preparar tu mente para hacer mejor tus tareas diarias.   Puedes tener rituales para cada momento importante del día, por ejemplo, puede ser prepararte un café al empezar tu día, apagar las interrupciones, poner tu canción favorita.  Puedes tener rituales para antes de navegar por internet, para antes de asistir a una reunión, para antes de iniciar una tarea clave, para solucionar un problema, para terminar el día, etc.   Los rituales son gestos que preparan a tu mente para una mayor concentración, los siguientes son algunos que te pueden ayudar:

1.  Identifica las tareas diarias que se prestan a hacerlas en bloques de tiempo.  El email y las llamadas son un buen ejemplo de esto. En vez de salpicar todo tu día con llamadas y correos electrónicos cada 5 minutos, concentra todas tus llamadas en poco tiempo, concentra el mismo espacio de tiempo para hacerlas todas de un tirón.   Esto te ofrece varias ventajas, evitar interrumpir tu ritmo y flujo de trabajo con estas mini-tareas y por otro lado, destinas un momento del día para hacer solo eso y eso simplifica mucho tu día, pues además evita que mezcles cosas importantes con cosas no importantes.

2.  Marca muy bien los tiempos para tus tareas.    Es importante cuidar el tiempo en el cual haces tus tareas diarias.  Muchas de las tareas que tienes que hacer son periódicas.   Elige por adelantado en que momentos del día vas a hacer cada tarea y ubica las tareas importantes cuando te sientas más despejado, por lo regular al comienzo del día y las tareas menores en los momentos en que tienes menos energía.   Es más fácil destinar un momento para las tareas repetitivas, como gestionar tu correo, entrar a las redes sociales, archivar papeles y documentos, etc.

3.  Mantener un espacio de trabajo siempre limpio, es una buena estrategia para trabajar mejor.  Hazlo con frecuencia, porque es común que durante el día se acumulen documentos, papeles, carpetas y si permites que el caos reine en tu lugar, se convertirá en una zona de guerra en la que no saldrás vencedor.   Para esto, es importante que implementes una rutina diaria de orden,  puedes destinar los últimos minutos del día para ordenar tu mesa de trabajo.  Esto te permitirá iniciar al día siguiente con una visión limpia de tu espacio de trabajo, le ayudas a tu cerebro a iniciar el día de una manera despejada.  Es un ritual que te permite reiniciar tu día siguiente de forma rápida, ya que no empezarás con la sensación de caos que produce un lugar desordenado.

4.  Detecta tus actividades más fuertes para organizarlas mejor.   Cada trabajo es diferente y lo que para alguien es importante, para otro no lo será.  ¿Qué actividades generan más información, actividades y esfuerzo? Ahí debes poner más empeño para que tu organización sea más fluida.   A) Para organizarlos mejor, elige bien el  momento que vas a hacer aquello, debe ser un momento del día en que tengas más energía y concentración.  B). Revisa y procesa todo el material para evitar que se acumule y por último, a la hora de gestionar todo eso, estudia si tienes todas las herramientas mejores para hacer esa actividad de forma ágil y eficaz.   La pregunta importante es ¿esto lo puedo hacer mejor?

Herramientas y organización de materiales.

1.  Ten siempre a mano tu lista de tareas, te permite anotar ágilmente cada tarea que vaya llegando y luego continuar.   Es común que durante tu día de trabajo salgan a tu encuentro nuevas tareas o pendientes.  Y también es oomún que no recuerdes todo lo que tienes que hacer en el momento.  Es por eso importante que cuando surgan cualquiera de estos dos casos,  tomes tu block de notas o la aplicación digital que uses, anotes rápidamente la nueva tarea y continúes con tu trabajo.  Eso sí, es importante que sólo uses un lugar para anotar tu lista, de lo contrario la efectividad desaparecerá.

2.  Trabaja con filtros inteligentes de email.  El correo es una herramienta para trabajar, no es tu trabajo.   Uno o varios filtros para clasificar los correos con los temas y remitentes que son importantes para ti y que debes atender es fundamental para que tu gestión diaria sea eficaz.   Esto te permite separar los correos basura o de menos importancia y atender primero los importantes.  Para cada servicio de correo existen opciones que puedes aprovechar para este fin.   La versión más actualizada del servicio de Google te ofrece de entrada separar los correos de las redes sociales y las promociones de tu correo normal.  Aún así todavía puedes agregar reglas para que tu correo tenga más filtros, de acuerdo a las etiquetas que configures.

3.  Destina un espacio para los papeles y documentos entrantes.  Diariamente entran a tu oficina muchos papeles ¿Qué haces con ellos?  Una solución rápida es que tengas un solo lugar donde colocarlos, puede ser una caja o una bandeja de oficina, es importante tener un solo espacio para tus documentos, para que te sea más fácil trabajar con ellos y no estar buscando los documentos en toda tu oficina.   Es importante que en un momento del día, puede ser al final, destines un tiempo para decidir qué haces con ellos, ¿lo estudias? ¿lo delegas? ¿lo eliminas?  ¿Lo archivas?  Recuerda que la gestión personal es un tema de decisiones, es importante que durante el día decidas que harás con esos papeles.

4.  Ten tus proyectos importantes a la mano, así como toda la información, documentos, herramientas y todo lo que se relacione con el trabajo que estás haciendo actualmente.     Los proyectos que ya terminaste o gestionaste deben estar archivados, lejos de tu entorno visual, para que tu cabeza no se llene de cosas innecesarias. Es muy útil tener a la mano siempre  donde anotar una idea, un teléfono, un dato importante.   Aunque muchos tengamos herramientas digitales, en ocasiones hay ideas que necesitan ser dibujadas, o escritas en el momento para no perder tiempo en abrir programas y aplicaciones.   Llévala siempre contigo, pues nunca sabes cuando una gran idea llegará

5.  Utiliza una herramienta para gestionar la información que revisas en el internet.   Al ser trabajadores del conocimiento es vital que tengas una manera de gestionar la información importante que obtienes en tu navegación diaria.   En mi caso yo utilizo mucho Evernote, te permite capturar y almacenar toda la información que encuentras en tu entorno digital, artículos que te interesan, paginas interesantes que quieres revisar con calma, sugerencias para un proyecto, notas que tomaste en una reunión, datos y teléfonos importantes.    Estas aplicaciones te permiten organizar mejor la información digital, te facilitan tu vida y te ofrecen muchas ventajas:   Te permiten capturar información desde cualquier dispositivo, smartphone, tablet, laptop, etc.   Te permite organizar la información por carpetas o etiquetas y por último, puedes acceder a tu información desde cualquier dispositivo.

¿Cual es tu principal problema para organizarte en el trabajo?  Me gustaría saber tus inquietudes y ayudarte a solucionar tu problema.   Puedes escribirme un correo a joaquin@enfocatuvida.com    Me dará gusto conocer tus opiniones sobre este tema.

Be Sociable, Share!
Suscribete y descarga Gratis el Ebook:

paperbackstanding2_693x872

Reinventa tu profesión y trabajo para construir una vida que ames y te haga feliz

Odio el SPAM tanto como tú, solo recibirás material que SI  te sirva.   No compartiremos tus datos, respetamos tu privacidad.   

About the Author

About the Author: Hola, soy Joaquín Olivas, soy un apasionado del Desarrollo Humano y de Estrategias de Productividad y Gestión Personal. Me inicié con este tema, porque estoy convencido de que la preparación y el cambio personal es fundamental para conseguir lo que quieres en la vida. Espero que este blog te sea de utilidad, te invito a comentar y compartir tu opinión para cada tema. Un abrazo. .

Subscribe

If you enjoyed this article, subscribe now to receive more just like it.

There Are 2 Brilliant Comments

Trackback URL | Comments RSS Feed

  1. Diego dice:

    Joaquín, muy buen artículo.
    La verdad es que es muy útil lo que comentas y lo pondré en práctica.
    consulta, creo que ahora con la era digital, los que somos desorganizados es papel, ahora hemos aumentado el caos exponencialmente. tienes algún Tip al respecto?
    gracias

    • Joaquin Olivas dice:

      Diego, gracias por tus comentarios! Es verdad, la era digital nos ofrece muchas herramientas, pero también se pueden convertir en distracciones que nos roban el tiempo sin darnos cuenta. Respecto a tu inquietud, creo que aquí es importante que tengas lugares físicos y tiempos específicos para cada decision que tomes con tus documentos. Yo lo que hago es lo siguiente: en cuanto me llega un documento a mis manos, me esfuerzo por tomar la decisión en ese momento que voy a hacer con él, y para cada decisión debo tener un lugar donde enviar el documento. Por ejemplo, si el documento me lleva menos de 2 minutos atenderlo, lo hago en ese momento, por ejemplo una firma de un documento y lo regreso inmediatamente, de lo contrario se apilará en mi escritorio. Si el documento me llevará más de 2 minutos, entonces lo dejo en mi bandeja de entrada y voy procesando uno por uno durante el día. Si el documento requiere mas tiempo para su gestión, aquí siempre es util tener folders nuevos, entonces tengo preparado mi archivero ordenado alfabéticamente, y escribo a mano la etiqueta en el folder y lo archivo en ese momento, es mejor destinar 10 minutos al día y archivarlo de forma práctica, en lugar de estar buscando el papel en una montaña de caos. Por último, si la decisión es delegarlo, utilizo los post it en donde pongo el nombre del responsable y destino un momento del día para entregar todos mis documentos al responsable de gestionarlo. Espero haber respondido la inquietud y que esta información te sea de utilidad !

Post a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

Top